Cómo hacer una organización de eventos sin dolores de cabeza

20 Ene 2016

En Más que espacios somos conscientes de que la organización de eventos puede ser un auténtico quebradero de cabeza, ya que se combinan muchos factores que a menudo no son fáciles de controlar. Si se cuenta con una buena planificación y se siguen los pautas que nos dan los profesionales, podemos reducir nuestros niveles de estrés a la hora de enfrenarnos a nuestra primera vez. A continuación detallamos algunos de ellos:

1.- Planificación y agenda

En la organización de eventos es conveniente tener muy claros los plazos con los que se cuenta. Se trata de ser un buen “project manager” y mantener al corriente a todo el equipo de las fechas límites con la que cuentan para hacer cada una de sus tareas asignadas.

2.- Tener claro el objetivo del evento y saber comunicarlo internamente

Todo el equipo tiene que estar alineado en la consecución del objetivo principal del evento. Igualmente, es conveniente detallar todos aquellos aspectos importantes dentro del evento que han de ser un éxito para que éste también lo sea.

3.- Contar con un plan alternativo

Si hay algo que es propio en la organización de eventos son los imprevistos de última hora. Por ello, conviene ser resolutivo y rápido para implementar el “plan b” y poner solución a los problemas sin que los asistentes se percaten de ello.

4.- Elegir la mejor ubicación

Se trata de un elemento clave, ya que de esto dependen muchos factores: que nuestros asistentes se encuentren cómodos, que esté bien localizado dentro de la ciudad para que se garantice la asistencia al evento, que cuente con buenas instalaciones, etc. En Más que Espacios podemos asesorarte para encontrar el mejor lugar dentro de Madrid o Barcelona, que se adecue a tus necesidades y a los objetivos de tu evento.

5.- Ser innovador y ofrecer algo diferente

Igualmente, para conseguir marcar la diferencia y dejar un impacto en tus asistentes, hay que estar al tanto de las tendencias e innovar. De tu creatividad depende que los asistentes mantengan en su memoria el evento que organizaste.

Y vosotros, profesionales de la organización de eventos, ¿qué recomendáis a aquellos que se enfrentan por primera vez a este reto? Esperamos vuestros “tips” en los comentarios 😉